Confidentialiteit

Onze visie op de bescherming van privacy

LOKAREA verwerkt persoonsgegevens voor verschillende doeleinden. Het waarborgen van de veiligheid van informatie is niet alleen juridisch belangrijk voor LOKAREA en haar diensten, maar het getuigt ook van goed beheer en goede bedrijfsvoering. LOKAREA wil op alle fronten een betrouwbare partner zijn.

Samenwerken, klantgericht en kwaliteitsgericht werken en verantwoordelijkheid nemen, zijn enkele van de kernwaarden die van de medewerkers van LOKAREA worden verwacht. Betrouwbare communicatie van informatie, waarbij deze beschermd wordt en waarbij vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van gegevens gewaarborgd zijn, is hier onlosmakelijk mee verbonden. LOKAREA heeft hiervoor een informatiebeveiligingsbeleid ontwikkeld.

Het is onmogelijk om onze diensten te verlenen zonder bepaalde persoonsgegevens te verwerken. Deze worden met de nodige voorzorg behandeld, in overeenstemming met de geldende wetgeving.

Wat zijn persoonsgegevens?

Alle informatie (tekst maar ook objecten of foto’s) waarmee een levend persoon direct of indirect kan worden geïdentificeerd. Voorbeelden van persoonsgegevens zijn een naam, een adres, een e-mailadres, een telefoonnummer, een rijksregisternummer of een foto. Wij beschouwen de persoonsgegevens die onze klanten en leden verstrekken als vertrouwelijke informatie die wij niet langer bewaren dan nodig is, tenzij deze gegevens nodig zijn om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Hoe verzamelen we persoonsgegevens?

In de meeste gevallen verstrekt u ons uw persoonsgegevens op eigen initiatief. U deelt uw gegevens bijvoorbeeld wanneer u klant of lid wilt worden, wanneer u een contract ondertekent, wanneer u communiceert via e-mail/telefoon/sociale media, wanneer u een product of dienst koopt of zich inschrijft voor een training of evenement.

Als u leverancier of zakenpartner bent of wilt worden, verstrekt u ons ook actief uw persoonsgegevens.

Als u solliciteert naar een functie bij LOKAREA, geeft u ons een beschrijving van uw opleidingen en professionele ervaring.

Soms kunnen we ook lijsten en informatie verkrijgen uit andere bronnen die indirect betrekking op u hebben. Wanneer we deze informatie gebruiken, vragen we de betreffende verstrekker om te garanderen dat de informatie legaal is verkregen en dat wij het recht hebben om deze informatie te verwerven en te gebruiken.

Als u onze website bezoekt of andere softwareproducten gebruikt, verzamelen we anonieme of geaggregeerde gegevens. We gebruiken functionele cookies en cookies voor statistische systemen zoals Google Analytics en Application Insights. Zo weten we bijvoorbeeld welk type browser en besturingssysteem een bezoeker gebruikt en hoe vaak iemand onze website bezoekt (anoniem). Deze gegevens stellen ons in staat onze tools continu te optimaliseren. We kunnen ook technieken gebruiken om te controleren of u een e-mail heeft geopend of op een link in een e-mail heeft geklikt. Door op deze manier informatie vast te leggen, kunnen we gecodeerde gegevens verzamelen over het gebruik en de effectiviteit van onze websites, softwareproducten en communicatie. Zo kunnen we uw ervaring persoonlijker maken en onze contacten met u beter afstemmen.

De informatie die we direct of indirect verzamelen, kan worden geaggregeerd om ons te helpen hun algehele nauwkeurigheid te verbeteren en aan te vullen, en om onze contacten met u beter af te stemmen.

We beschikken mogelijk al over veel informatie die in het verleden is verkregen. We willen deze informatie niet zonder meer verwijderen als we denken dat deze ons kan helpen u meerwaarde te bieden.

In het kader van onze tarificatiediensten ontvangen we zeer specifiek bestanden met tarificatiedata die we op verzoek van onze klant verwerken. Deze bestanden bevatten persoonsgegevens en andere zeer gevoelige informatie, zoals wettelijk vastgelegd, die we nodig hebben om een correcte facturering aan verschillende verzekeringsinstellingen te garanderen.

Voor welke doeleinden gebruiken we persoonsgegevens?

LOKAREA verwerkt persoonsgegevens voor verschillende doeleinden. ‘Verwerken’ is een breed begrip: het omvat alles wat je kunt doen met persoonsgegevens. Verzamelen of verwijderen, opslaan, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorsturen, verspreiden, beschikbaar stellen, samenvoegen, koppelen, beschermen en wissen.

In alle gevallen verwerkt LOKAREA uitsluitend gegevens in het kader van de doeleinden waarvoor u ze specifiek aan ons heeft verstrekt.

We gaan altijd uit van het principe dat we deze persoonsgegevens alleen verwerken wanneer we ze strikt nodig hebben voor de doelen van onze organisatie. We verwerken persoonsgegevens alleen als ze toegevoegde waarde hebben voor onze klanten en leden, in het kader van onze brede dienstverlening.

Als u ons laat weten dat u niet wilt dat wij uw informatie gebruiken voor andere contacten dan het afhandelen van uw verzoeken, zullen we deze wens respecteren.

Interne diensten: HR/personeelsadministratie

We verwerken de gegevens van ons personeel in het kader van personeels- en loonadministratie. We kunnen ook gegevens verwerken die we rechtstreeks van derden verkrijgen. Als u bijvoorbeeld solliciteert naar een functie bij LOKAREA, geeft u ons een beschrijving van uw opleidingen en professionele ervaring. Uw motivatie en vaardigheden zijn ook duidelijk. We kunnen de referenties controleren die u ons verstrekt. Deze informatie wordt alleen gebruikt in het kader van een mogelijke aanwerving. In dit geval en ook bij spontane sollicitaties, informeren we u dat we uw gegevens kunnen opslaan in onze wervingsdatabase, tenzij anders aangegeven.

Administratie van klanten en leden, ondersteunende diensten

We kunnen uw gegevens gebruiken voor:

Het correct invoeren ervan in onze administratie en het bijwerken in geval van wijzigingen.

Controleren of u klant of lid bent of kunt worden.

Beoordelen van uw service- en productaanvragen, het afhandelen en beheren ervan, en eventueel factureren.

Contact opnemen om uw vraag of opmerking te beantwoorden, informatie te delen of een vraag te stellen.

Ervoor zorgen dat u onze website en applicaties kunt gebruiken.

U nuttige informatie geven voor het correct en efficiënt uitoefenen van uw beroep of om uw administratie te vergemakkelijken. Zo informeren we u over onze activiteiten, diensten en projecten en sturen we u nieuwsbrieven. Uiteraard heeft u altijd de mogelijkheid om u af te melden.

Verbetering, ontwikkeling en wetenschappelijke doeleinden:

We gebruiken persoonsgegevens om onze diensten persoonlijker te maken. Zo kunnen we meten hoe onze klanten onze diensten gebruiken en wat het resultaat is van een campagne. Op basis van deze gegevens kunnen we onze diensten verbeteren.

Nieuwe diensten ontwikkelen.

Rapporten opstellen over de gegevens waarover we beschikken. Zo worden ook de tarificatiedata geanalyseerd voor ‘zakelijke doeleinden’. Bij de analyse verwijderen we persoonsgegevens die we niet nodig hebben. We verzamelen ook gegevens op een bepaald abstractieniveau (aggregeren), we versleutelen ze (pseudonimiseren) of we maken ze anoniem.

We creëren ook verschillende groepen (profielen) van klanten met dezelfde kenmerken of gedrag. Hierop kunnen we inspelen door u gepersonaliseerde diensten en informatie aan te bieden.

Hoelang bewaren we uw persoonsgegevens?

Uw gegevens worden bewaard zolang als nodig is om de taken uit te voeren die u ons vraagt of in overeenstemming met de wettelijke termijn. Zo moeten boekhoudkundige documenten volgens de geldende wetgeving 10 jaar bewaard blijven.

Met wie delen we uw persoonsgegevens?

Over het algemeen deelt LOKAREA uw persoonlijke informatie met niemand. De verstrekte contactgegevens worden in geen geval zonder specifieke wettelijke basis, uw toestemming of zonder dat u daarvan op de hoogte bent, aan derden doorgegeven.

Soms zijn we verplicht om informatie over u te verstrekken. Dit is het geval wanneer de wet, een regelgeving of juridische procedures (zoals een gerechtelijk bevel) ons daartoe verplichten of wanneer overheidsinstanties ons daarom vragen in het kader van handhavingsacties.

We worden geholpen door andere dienstverleners bij ons werk. We delen alleen de persoonsgegevens die nodig zijn voor het uitvoeren van de specifieke taak die aan hen is toevertrouwd. We werken bijvoorbeeld samen met bedrijven en personen voor het ontwerp, onderhoud en verbetering van onze IT-systemen, voor het ophalen van administratieve documenten en voor bepaalde ondersteunende diensten. In alle gevallen sluiten we ad-hocovereenkomsten met deze dienstverleners over wat ze met deze persoonlijke informatie mogen doen. We leggen deze afspraken vast in contracten.

Als u daarom vraagt, geven we uw persoonsgegevens ook door aan andere bedrijven of personen. Bijvoorbeeld aan uw boekhouder (boekhoudkundige documenten) of aan de FOD Volksgezondheid (ondernemingsloket). In dat geval geeft u ons zelf de opdracht en machtigt u ons om uw persoonsgegevens te delen.

Als al onze activiteiten of activa geheel of gedeeltelijk worden verkocht of overgedragen, behouden we ons het recht voor om ook alle informatie over u over te dragen. In dat geval zullen we ons best doen om u hiervan op de hoogte te stellen en ervoor te zorgen dat de ontvanger van de gegevens die u ons verstrekt, deze gebruikt in overeenstemming met dit privacybeleid. In een dergelijke situatie moet u contact opnemen met de ontvanger van de gegevens voor vragen over de verwerking van deze gegevens.

Zo waarborgen we uw persoonsgegevens:

  • We zorgen voor een goede bescherming. LOKAREA heeft passende administratieve, technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of enige vorm van illegale verwerking. De gegevens worden beschermd door fysieke en technische toegangscontroles. Beleidsregels en procedures zijn van kracht voor een effectieve verwerking en bescherming van gegevens.
  • We besteden aandacht aan de bescherming van onze systemen en persoonsgegevens. We houden toezicht op hoe persoonsgegevens worden gebruikt en beschermd. Dit doen we vanaf de ontwerpfase. We organiseren regelmatige beveiligingstests tijdens de ontwikkeling van onze tools, maar ook daarna. Zo detecteren we mogelijke kwetsbaarheden en veiligheidsrisico’s met als doel onze systemen beter te beschermen.
  • Personen die namens LOKAREA toegang hebben tot uw gegevens, zijn verplicht tot geheimhouding. Al onze medewerkers hebben een geheimhoudingsverklaring ondertekend. LOKAREA hecht ook veel waarde aan continue bewustwording omtrent informatiebeveiliging. Regelmatige bewustwordingscampagnes en informatiesessies worden georganiseerd voor medewerkers. We gaan zorgvuldig om met de gegevens die u ons toevertrouwt.
  • We houden toezicht op hoe we persoonsgegevens verwerken via de

Inzien of corrigeren van uw persoonsgegevens:

  • Als lid, zakenpartner, leverancier of contactpersoon van LOKAREA heeft u altijd het recht om uw door LOKAREA verwerkte gegevens in te zien. Als uw gegevens onjuist of onvolledig zijn, kunt u deze laten corrigeren. U kunt uw verzoek schriftelijk indienen, per e-mail naar info@lokarea.com.
  • U kunt ze ook laten verwijderen of bezwaar maken tegen de verwerking ervan als deze niet noodzakelijk is voor de beschreven doeleinden of voor directe mailings. U dient dit verzoek schriftelijk in te dienen. Stuur uw verzoek naar info@lokarea.com.
  • Als u niet langer gebruik wilt maken van de informatie en diensten die wij aanbieden, kunt u dit altijd aangeven.

Externe links

De websites en applicaties van LOKAREA kunnen links bevatten naar andere websites of applicaties die worden beheerd door andere bedrijven. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud van deze andere websites, noch voor de verwerking van persoonsgegevens door deze derden. We raden u aan om kennis te nemen van de privacyverklaringen van deze websites.

Wijziging van de privacyverklaring

We krijgen steeds meer mogelijkheden wat betreft data. En de regelgeving verandert regelmatig. Daarom zal ons privacybeleid nooit volledig af zijn. We houden het up-to-date. We kunnen deze verklaring dan ook op elk moment wijzigen, met of zonder kennisgeving. We raden u aan deze privacyverklaring van tijd tot tijd opnieuw te raadplegen om op de hoogte te blijven van eventuele wijzigingen.

Vragen over privacybescherming?

Als u vragen heeft die niet in deze privacyverklaring worden beantwoord, als u suggesties of opmerkingen heeft over de inhoud ervan, als u uw persoonsgegevens wilt inzien of wijzigen, of als u klachten heeft over hoe LOKAREA uw persoonsgegevens heeft behandeld, kunt u contact met ons opnemen via e-mail (info@lokarea.com).

U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit.